Pagos y Reportes

En la página de pago de esa reserva. Llegas desde la tarjeta que sale al pasar el cursor en el calendario — Ver Pago o Agregar Pago — o entrando desde la reserva.

Te da la foto financiera completa en un solo sitio:

• Información del huésped — nombre, contacto, número de identificación, y un icono de WhatsApp junto a su número para contactar de un toque
• Información de la reserva — habitación, fechas, noches, estado
• Un desglose por habitación — subtotal, impuestos y total, con una etiqueta verde de Impuesto Incluido en cualquier impuesto que ya viniera dentro del precio
• Un resumen de pago — total, pagado, pendiente y el estado de pago
• Cada transacción — fecha, tipo, importe, método y situación

En una reserva de grupo cada habitación se lista por separado, así que puedes ver qué parte del grupo ha pagado.

Usa Agregar Pago en la reserva, introduce el importe, elige el método y guarda. El estado de pago de la reserva se actualiza de inmediato.

Entre los métodos que puedes registrar están Efectivo, Tarjeta, Tarjeta (Tilopay), Link de pago, Transferencia y Comisión OTA.

Registra los pagos según ocurren, no al final del día. Todo el sistema — tu estado de pago, tus reportes, tus saldos pendientes — es tan preciso como la última cosa que alguien escribió.

Los pagos parciales son normales y esperables. Un depósito ahora y el resto a la llegada te dan dos transacciones y un estado Parcial por el medio.

Tarjeta en archivo es el que vale la pena entender. Significa que la tarjeta del huésped se guardó al reservar bajo tu política de cancelación, pero no se ha movido dinero. La reserva no está pagada — tienes el medio para cobrarla si el huésped cancela tarde o no llega.

Sobrepagado suele significar que un huésped acortó su estancia después de pagar. Míralo y o le reembolsas la diferencia o acordáis dejarla a cuenta.

Usa la acción de Cobrar en el resumen de pago. Primero confirma — "¿Cobrar la tarjeta guardada?" — y explica lo que hace: el importe se cobra de inmediato, y se salta la ventana de cancelación gratuita. La tarjeta se guardó cuando el huésped reservó.

Ese aviso importa. Si tu política dice cancelación gratuita hasta 48 horas antes de la llegada, cobrar antes le quita al huésped un dinero que todavía podría haber recuperado. Razones legítimas para hacerlo:

• El huésped pidió pagar ahora
• Ya ha llegado y estás liquidando el folio
• Canceló tarde y tu política te da derecho al cobro

No es buena razón: querer el dinero antes. Eso es de lo que salen los contracargos y las malas reseñas.

Una vez que pasa, recibes confirmación y la transacción aparece en el folio como cualquier otra.

Dos caminos, según qué estés reembolsando.

Reembolsar un pago que cobraste — abre esa transacción y reembólsala. Puedes devolver el importe entero o una parte, hasta lo que se pagó originalmente, y das un motivo: Solicitud del Cliente, Pago Duplicado, Cancelación de Reserva, Error de Pago u Otro.

Reembolsar algo sin un pago que le corresponda — usa Crear Reembolso para registrar uno independiente. Para los casos incómodos: dinero cobrado fuera de Amiqa, un pago de buena voluntad, una corrección de algo mal registrado.

De cualquiera de las dos formas el reembolso aparece en el folio y el estado de pago se actualiza.

Usa el menú de la fila — Editar Transacción para corregir los datos, o Eliminar Transacción para quitarla del todo.

Edita para una errata: el pago correcto con el importe o el método equivocado. Elimina solo para un pago que nunca ocurrió — una entrada duplicada, o una registrada contra la reserva equivocada.

Si el dinero se movió de verdad y va a volver al huésped, reembólsalo en vez de eliminarlo. Eliminar hace que parezca que nunca pasó, y no es eso lo que deberían decir tus registros.

Sí. Las reservas canceladas conservan todo su historial de pagos y las puedes abrir con normalidad.

Eso es justo lo que necesitas cuando una cancelación implica dinero. Puedes ver qué se cobró, a qué te da derecho tu política, y reembolsar la diferencia — sin rebuscar en registros una reserva que ha desaparecido.

Lo mismo vale para una reserva de grupo donde se canceló una habitación: el folio sigue dando cuenta de todo.

La vista de Pagos de tu lista de reservas. Tres totales arriba:

• Cobrado — dinero que entró, con el número de transacciones
• Por cobrar — dinero que aún se debe, con el número de reservas
• Vencidos — saldos que ya pasaron su fecha, con el número de huéspedes

Después botones de período — Hoy, Semana, Mes, Año — un interruptor de Sin impuesto / Con impuesto para mirar neto o bruto, selectores de fecha, y filtros por estado de reserva, estado de pago, canal y método.

Debajo, cada transacción con su situación, huésped, referencia, canal, fechas, método, estado de pago e importe neto. Se exporta a CSV o Excel igual que la lista de reservas.

La parte útil: cada fila tiene Enviar recordatorio de pago. En vez de escribirle tú al huésped, lo mandas desde aquí y recibes una confirmación.

Para tu contable, filtra al mes y exporta. Excel suele ser el formato más fácil para que trabajen; CSV si lo van a importar en algo. De cualquier forma el dinero se exporta como decimales legibles, no como céntimos.

Analítica de pagos de toda la propiedad. Abre con tres tarjetas:

• Total Recaudado, con cuántos pagos
• Total Pendiente, con cuántas reservas
• Total Reembolsado

Después una tarjeta de Tasa de Recaudación que muestra qué porcentaje de lo que te deben has cobrado de verdad, desglosado en Pagado Completamente, Pagado Parcialmente y Sin Pagar.

Debajo, Reservas con Pagos Pendientes — huésped, entrada, salida, estado de pago, total, pagado y saldo. Cuando está todo liquidado te lo dice: "Sin pagos pendientes. ¡Todas las reservas están pagadas por completo!"

Tu tasa de recaudación es un número de verdad útil que vigilar mes a mes. Una tasa que va bajando significa que no se están tomando depósitos o que no se están persiguiendo los saldos — las dos cosas se arreglan, y las dos salen caras sin que se note.

Las reservas de OTA muestran el desglose de impuestos de la propia OTA — subtotal, impuesto y total por habitación — con una etiqueta verde de Impuesto Incluido en cualquier impuesto que ya viniera dentro del precio que pagó el huésped.

Esa etiqueta es la señal importante. Una línea marcada como incluida formaba parte del total del huésped; una línea sin ella se sumó encima. Saber cuál es cuál es lo que hace que los números cuadren cuando cotejas una liquidación con tus registros.

Tus propios impuestos de la propiedad no se aplican encima de las reservas de OTA, porque la OTA ya los calculó. Por eso una reserva de OTA y una directa por la misma habitación pueden mostrar líneas de impuesto ligeramente distintas.

Cinco minutos, en este orden.

1. Las llegadas de hoy — ¿pagó lo que debía todo el que hizo la entrada? Recorre el calendario y lee las píldoras de pago.
2. Las transacciones de hoy en la vista de Pagos — ¿el total Cobrado coincide con lo que hay de verdad en tu caja y en tu datáfono?
3. El número de Vencidos — cualquier cosa nueva que haya que perseguir.
4. Las llegadas de mañana — a quien llegue con saldo pendiente es más fácil manejarlo si lo sabes antes de tenerlo delante.

Hazlo a diario y el cierre de mes pasa a ser comprobar, no reconstruir.