Políticas de Cancelación

Un juego reutilizable de condiciones — hasta cuándo puede cancelar gratis un huésped, qué te quedas si cancela después de eso, y qué pasa si no aparece nunca. Lo escribes una vez y lo asignas a tantos planes de tarifas como quieras.

Importa por tres razones:

• Los huéspedes lo ven antes de reservar. Unas condiciones claras reducen las cancelaciones y las discusiones que vienen después.
• Tus OTAs lo necesitan. Booking.com y Expedia publican tus condiciones; las vagas te cuestan la reserva.
• Decide cuándo se mueve el dinero. Algunas condiciones cobran ahora, otras retienen la tarjeta y solo cobran si el huésped cancela tarde.

Llegas a ellas a través del plan de tarifas, dentro de Configuración de Recepción → Habitaciones y Planes de Tarifas.

Cuatro puntos de partida. Tres están listas para usar, la cuarta está en blanco.

A la mayoría de hoteles pequeños les va bien con dos: Flexible 48h como tarifa normal, y No reembolsable con descuento al lado. Los huéspedes se auto-seleccionan, y tú cobras por adelantado en parte de tus habitaciones.

Siete ajustes, en el orden en que te los encuentras.

1. ¿La tarifa base es reembolsable? — El interruptor grande. Apagado significa no reembolsable, y nada de lo de abajo sobre cancelación gratuita se aplica.
2. Cancelación gratuita — Si hay una ventana en la que el huésped no paga absolutamente nada.
3. Cancelación gratuita hasta (horas antes del check-in) — El tamaño de esa ventana, en horas. 48 para dos días, 24 para uno, 72 para tres. Se cuenta hacia atrás desde el check-in, no desde la fecha de la reserva.
4. Cargo por no presentarse — Lo que te quedas si el huésped no llega nunca y no cancela. Tres opciones, más abajo.
5. ¿Requerir prepago? — Si el dinero se mueve antes de la llegada o no.
6. Cuándo cobrar el prepago — Al reservar, o al vencer el plazo de cancelación.
7. Cómo cobrar el prepago — Cobrar la tarjeta ahora, o retenerla y cobrar solo si hace falta.

Tres opciones: El precio completo, El coste de la primera noche, o Sin cargo.

• El coste de la primera noche es la norma del sector y lo que esperan los huéspedes. Cubre la habitación que no pudiste revender esa noche sin resultar punitivo.
• El precio completo va en las tarifas no reembolsables, donde el huésped ya aceptó ese riesgo a cambio de un precio más bajo.
• Sin cargo es una postura de buena voluntad. Razonable con huéspedes que repiten y cuentas de empresa locales, cara en un fin de semana lleno.

Elijas lo que elijas, solo funciona si de verdad tienes una tarjeta guardada. Las tarifas que no piden datos de pago no te dejan nada que cobrar.

Depende de Cómo cobrar el prepago, y Amiqa deletrea las dos opciones en el propio formulario.

Retener la tarjeta y cobrar al vencer el plazo — "La tarjeta se guarda al reservar; se cobra automáticamente al vencer el plazo de cancelación." La tarjeta se guarda de forma segura al reservar, pero no se cobra. Si el huésped cancela dentro de la ventana gratuita, no pasa nada. Una vez vencido el plazo, el cobro sale solo. Esto es lo mejor de los dos mundos y lo que debería usar la mayoría de hoteles: sin fricción para el huésped, sin exposición para ti.

Cobrar de inmediato — "El huésped paga inmediatamente al reservar; sin reembolsos." El dinero entra ahora. Úsalo en tarifas no reembolsables, donde cobrar por adelantado es justamente el motivo del descuento.

Una sola línea clara en el momento de elegir tarifa: Cancelación gratuita hasta seguido de la fecha real, o No reembolsable.

No un número de política, ni un párrafo de condiciones — la fecha concreta hasta la que este huésped puede cancelar, calculada desde su llegada. Es a propósito. Un huésped que compara dos de tus tarifas ve al instante que una cuesta más y se puede cancelar hasta el día 14, y que la otra es más barata y definitiva.

Esas mismas condiciones viajan a tus OTAs, así que el huésped ve condiciones consistentes te encuentre donde te encuentre.

No. Las condiciones se copian en cada reserva en el momento en que se hace, y esa copia no cambia nunca. Edita una política hoy y se aplica solo a las reservas de mañana.

Vale la pena entenderlo bien, porque corta por los dos lados:

• Puedes cambiar tus condiciones con libertad sin romper promesas a huéspedes que ya reservaron. Sin emails incómodos.
• No puedes arreglar un error de forma retroactiva. Si publicaste una política con 480 horas en vez de 48, cada reserva tomada bajo ella conserva la ventana equivocada. Arregla la política para el futuro y trata las existentes una por una.

Así que cuando abres una reserva, las condiciones de cancelación que ves son las de ese huésped — no lo que diga el plan de tarifas hoy.

Abre el plan de tarifas y elige la política ahí. Una sola política puede servir a tantos planes de tarifas como quieras — ese es el sentido de escribirlas por separado.

Un hotel pequeño típico acaba con algo así:

• Flexible 48h en solo habitación reembolsable, y en alojamiento y desayuno reembolsable
• No reembolsable en las dos tarifas no reembolsables

Dos políticas, cuatro planes de tarifas. Si cambias de idea sobre la ventana gratuita, editas una política, no cuatro tarifas.

Dos políticas, ofrecidas una al lado de la otra, dejando que el huésped elija entre flexibilidad y precio.

Tu tarifa estándar — Flexible 48h

• Reembolsable, cancelación gratuita hasta 48 horas antes de la llegada
• Cargo por no presentarse: el coste de la primera noche
• Tarjeta retenida al reservar, cobrada al vencer el plazo si cancela tarde

Tu tarifa con descuento — No reembolsable, quizá un 10–15% más barata

• No reembolsable en ningún momento
• Cargo por no presentarse: el precio completo
• Cobrada de inmediato al reservar

Esa pareja hace trabajo de verdad. Los huéspedes que valoran la flexibilidad la pagan. Los que persiguen el número más bajo te pagan por adelantado y no pueden cancelar. Tu flujo de caja mejora y tus cancelaciones tardías bajan.