Creando y Gestionando Reservas

Pulsa Agregar Reserva — está en el calendario, en la lista y en la vista de inventario — o pulsa una celda vacía del calendario en la habitación y fecha que quieras, que rellena las dos cosas.

El formulario tiene los datos del huésped a un lado y las habitaciones al otro:

1. Pon las fechas — entrada y salida.
2. Elige el origen — de dónde vino la reserva.
3. Rellena al huésped — empieza por su email, teléfono o número de identificación y Amiqa se ofrecerá a completar el resto.
4. Elige la habitación — solo se ofrecen habitaciones libres para esas fechas, con el precio por noche y el total de la estancia.
5. Añade más habitaciones si es un grupo. Varias habitaciones en una misma reserva quedan enlazadas.
6. Guarda.

El precio se calcula sobre la marcha, así que puedes dar un total por teléfono antes de comprometer nada.

No. Escribe dos caracteres o más en Email, Teléfono o Pasaporte / Nº de Identificación y Amiqa busca entre tus huéspedes anteriores mientras escribes.

Las sugerencias muestran el nombre de cada huésped con los identificadores que tengas, más cuántas veces se ha alojado. Elige uno y el bloque entero se rellena de un clic — nombre, email, teléfono, número de identificación, país y cualquier nota que hayas guardado. Te sale una confirmación: Datos del huésped completados de una estadía anterior.

Cualquiera de los tres campos busca en los tres, así que a un huésped al teléfono que no se acuerda de con qué email reservó lo puedes encontrar por su número.

Si después editas un campo, Amiqa desvincula la coincidencia sin decir nada y crea un registro de huésped nuevo — así que corregir una errata no sobrescribe al huésped original.

En Pasaporte / Nº de Identificación, en el formulario del huésped. Es buscable, así que sirve tanto de registro como de búsqueda.

Útil de dos formas. Muchos países te obligan a registrar la identificación del huésped, y esto la mantiene junto a la reserva en vez de en un libro de papel. Y como es buscable, a un huésped que repite lo puedes encontrar por su documento cuando no se acuerda de con qué email reservó.

También se muestra en la página de pago, así que quien lleve el folio puede verlo sin abrir la reserva.

Tres opciones cuando creas una reserva a mano:

• Directo — el huésped vino a ti: teléfono, email, WhatsApp, o plantado en tu mostrador habiéndolo planeado. El valor por defecto, y el correcto casi siempre.
• Walk-in — sin reserva, acaba de llegar buscando habitación para esta noche.
• Tour Operador — una agencia u operador que te manda negocio.

Las reservas de tus OTAs y de tu propia web de reservas se etiquetan solas, así que esas nunca las pones a mano.

Tómate un momento para acertar, porque después se convierte en un filtro. Saber qué parte de tu negocio entra sin reserva frente a la que llega por un operador te dice de dónde viene tu demanda de verdad — y si la comisión del operador se está ganando el sueldo.

Activa el interruptor de Tentativa al crear la reserva. La habitación queda retenida — y aquí está lo que importa: una retención tentativa saca la habitación de venta en tus OTAs de inmediato.

Eso la convierte en una retención de verdad, no en una nota para ti mismo. Nadie puede reservar esa habitación en Booking.com mientras tu huésped se lo piensa.

Lo que no hace una tentativa es enviar un email de confirmación, que es lo correcto — todavía no hay nada confirmado.

Las retenciones tentativas aparecen en su propio contador en el Resumen de Hoy, y se dejan fuera de tus reportes de pago porque aún no se espera dinero.

Ábrela y cambia el estado de Tentativa a Próximo. Esa es la confirmación.

A partir de ahí pasa a ser una reserva normal: el huésped recibe su email de confirmación, cuenta en tus reportes de pago, y se comporta como cualquier otra.

Para una retención de grupo te da a elegir — Opciones de Confirmación pregunta si confirmar esta habitación o Confirmar todas las habitaciones. Útil cuando la mitad de un grupo se ha comprometido y la otra mitad no.

Activa Cuenta de la casa en la reserva. Su texto de ayuda es exacto: "Estancia de propietario / personal / cortesía. La habitación se bloquea pero la noche se excluye de ingresos, ADR y RevPAR."

Úsalo para:

• Tu propia estancia, o la de un familiar
• Alojamiento del personal
• Una noche de cortesía para compensar un problema
• Una estancia de prensa o de un influencer

La razón por la que existe son tus cifras. Registra tu propia semana como una reserva normal a cero y tu ADR baja, tu RevPAR baja, y un buen mes se lee como uno malo. La Cuenta de la casa bloquea la habitación como debe y deja tus números de rendimiento diciendo la verdad.

La habitación sigue contando como ocupada, porque de verdad no se puede vender.

Elige un Plan de Tarifas distinto, o pon un precio a mano. Un precio puesto a mano queda marcado como Modificado, y Restablecer a tarifa base lo devuelve.

Puedes ver la Tarifa actual al lado, así que siempre sabes desde qué precio estás descontando.

Usa un cambio de plan de tarifas cuando el huésped encaje en otro trato — se lleva el desayuno, o acepta no reembolsable por menos. Usa un precio manual para algo puntual: un trato por estancia larga, un gesto de buena voluntad, una tarifa que acordaste con un huésped que repite hace años.

Hay un ajuste de Desayuno en la reserva — Incluido o No incluido — y la reserva lleva después una etiqueta de Desayuno o Sin desayuno.

No es solo una etiqueta. Alimenta el Reporte de Desayuno del panel de Operaciones, que lista cuántos desayunos preparar y para qué habitaciones. Tu cocina recibe una lista imprimible en vez de que alguien cuente reservas a mano cada tarde.

Si un huésped añade desayuno al llegar, ponlo aquí y el reporte lo recoge.

Normalmente sí. Si las fechas rompen alguna de tus propias reglas, Amiqa lista exactamente cuál — Detener Ventas, Cerrado a Llegadas, Cerrado a Salidas, Estancia Mínima o Estancia Máxima — y te ofrece Anular Restricciones.

Ese es el comportamiento correcto para una recepción. Tu mínimo de dos noches existe para evitar que las OTAs te fragmenten un puente, no para impedirte vender una noche suelta a un huésped que tienes delante a las nueve de la noche.

De vez en cuando verás No se Puede Reservar en su lugar, cuando la habitación de verdad no está disponible — ya reservada, o bloqueada.

Añade más de una habitación a la misma reserva. Quedan enlazadas como grupo y se pueden manejar juntas o de una en una.

Ese enlace hace trabajo de verdad:

• Un registro de huésped, un folio para todo el grupo
• Registrar la entrada juntos, o habitación por habitación — Amiqa te pregunta cuál quieres
• Cancelar el grupo entero o una sola habitación
• Mover o redimensionar una habitación sin tocar las demás

Las reservas de grupo muestran una etiqueta de Reserva Grupal en tu lista de reservas, para que veas de un vistazo que una fila es parte de algo más grande.

Para cambios complicados hay un panel de habitaciones donde puedes añadir y quitar habitaciones de una pasada en vez de editar una y otra vez.

Ábrela desde el calendario o desde la lista y edita lo que necesites — fechas, habitación, datos del huésped, precio, extras. Guarda cuando termines.

Para cambios simples el calendario es más rápido: arrastra la barra para moverla, arrastra su borde para alargar o acortar la estancia. Usa el formulario cuando cambies varias cosas a la vez, o cualquier cosa del huésped.

Cuando una reserva cambia, el huésped recibe un email de modificación automáticamente, así que no tienes que acordarte de avisarle.

Si intentas salir de un formulario de reserva con ediciones sin guardar, Amiqa te frena: Tienes cambios sin guardar, y avisa de que se perderán para siempre.

Descartar sale y los tira. Seguir editando te devuelve al formulario.

Está ahí porque a una recepción la interrumpen a mitad de una reserva constantemente. El aviso es lo que evita que una llamada de teléfono te cueste diez minutos de escritura.

Cambia el estado de la reserva a No Presentado. Amiqa libera entonces la habitación, devuelve esas noches a la venta y empuja la disponibilidad hasta tus canales — igual que una cancelación.

Dos cosas que saber:

• No puedes marcar un no presentado antes de la fecha de llegada. Amiqa te lo dirá: "No se puede marcar como no presentado antes de la fecha de entrada." Un huésped que aún no ha llegado no es un no presentado, simplemente todavía no está aquí.
• Solo se aplica al guardar. Selecciona No Presentado y pulsa Actualizar Reserva para confirmarlo. Si cambias de idea antes de guardar, no pasa nada.

Es reversible. Si el huésped aparece a medianoche después de todo, devuelve el estado a Próximo y regístrale la entrada.

Una vez registrado, aplica lo que permita tu política de cancelación — habitualmente la primera noche. Para eso está el cargo por no presentarse de tu política.

Ábrela y cancélala, o usa Cancelar Reserva desde la tarjeta que sale al pasar el cursor en el calendario. La habitación vuelve directa a la venta en todas partes.

Para un grupo eliges si cancelar esa habitación o la reserva entera.

Las reservas canceladas no desaparecen. Puedes seguir abriendo una y ver sus pagos, que es justo lo que necesitas al calcular un reembolso. Y una cancelación se puede revertir — si un huésped cambia de idea, restaurarla devuelve todas las habitaciones del grupo y retira otra vez la disponibilidad de tus canales.

Añade un motivo al cancelar. Se guarda con la reserva, y dentro de tres semanas responde la pregunta que si no nadie recuerda.

Depende del rol que le hayas dado, en Configuración de Cuenta → Empleados.

• Gerente/Administrador — todo. Crear, cambiar, registrar entradas y salidas, cancelar, marcar no presentado y anular restricciones.
• Recepcionista — el trabajo del día a día. Tomar reservas, registrar entradas y salidas, anotar pagos. Este es el rol correcto para tu recepción.
• Invitado — solo lectura. Puede ver, y no cambiar nada.

La diferencia entre Gerente y Recepcionista está sobre todo en la configuración, no en las reservas — un recepcionista puede llevar un turno, pero no puede cambiarte los precios de la temporada ni reconectar un canal.

Si alguien no puede hacer algo que necesita, cámbiale el rol en vez de compartir un acceso. Cada acción queda registrada contra quien la hizo, y eso solo funciona si cada uno es quien dice ser.

Amiqa solo ofrece los movimientos que tienen sentido, así que el desplegable siempre es una lista corta de pasos siguientes legítimos.

Casi todo es reversible, que es el sentido. La única puerta de un solo sentido es la cancelación — e incluso ahí puedes restaurar la reserva, lo que no puedes es cambiar el estado directamente.

Usa el campo Comentarios de la reserva. Se queda con esa reserva y lo ve cualquiera que la abra.

Esto es para cosas de esta estancia, no del huésped en general:

• "Llega tarde, sobre las 23:00"
• "Aniversario — flores organizadas"
• "Quiere el lado tranquilo si se libera algo"
• "Paga el resto en efectivo a la llegada"

Las peticiones especiales que llegan con una reserva de tu propia web o de una OTA caen aquí también, así que es el primer sitio donde mirar antes de que un huésped haga la entrada.

En la sección de Extras de la reserva. Todo lo comprado en tu web de reservas llega aquí con su cantidad y precio, así que tu recepción sabe que se espera un traslado y cuánto se pagó.

También puedes añadir y quitar extras después de la reserva — un huésped que decide desayunar al hacer la entrada, o que cancela el traslado porque le viene a buscar un amigo.

Para cargos puntuales que no son parte de tu catálogo — un cargo por daños, una salida tardía — usa Agregar Extra dentro de Servicios Extra y Ajustes.