Gestionando tu Calendario

Las habitaciones bajan por la izquierda, las fechas van arriba, y cada reserva es una barra de color que abarca las noches que se queda el huésped. La fecha de hoy está marcada con un círculo negro.

Los controles de arriba:

• Semanal o Quincenal — siete días, o catorce
• Flechas para ir hacia atrás y hacia delante un período cada vez
• Hoy para volver de un salto al momento actual
• El icono de calendario — al pasar por encima dice Ir a la fecha — para ir directo a cualquier fecha

La cabecera de fechas se queda fija mientras bajas por una lista larga de habitaciones, así que nunca pierdes de vista qué columna es cuál.

Cada reserva se colorea según su estado, así que puedes leer el estado del hotel sin abrir nada.

Hay dos marcas más que no son estados pero aparecen en las barras:

• Rayas diagonales en naranja claro — una reserva Sin asignar, esperando a que le asignes una habitación
• Rayas diagonales teñidas con el color del estado más una etiqueta de Casa — una estancia de cuenta de la casa, es decir propietario, personal o un huésped de cortesía

Una fila de contadores encima del calendario, que se actualiza sola cada medio minuto. Es la lectura más rápida del estado del hotel.

Un sexto contador, Sin asignar, aparece solo cuando hay algo de lo que ocuparse — reservas de OTA sin habitación asignada. Se puede pulsar, y te lleva directo a ellas.

Los contadores se actualizan en el momento en que registras una entrada o cancelas una reserva, así que la fila siempre coincide con la realidad.

Hay dos flechitas en el divisor de la cabecera, que van rotando las columnas de la izquierda por tres disposiciones:

• Ambas — Tipo de Habitación y Nombre de Habitación una al lado de la otra
• Tipo de habitación expandido, nombre de habitación contraído
• Nombre de habitación expandido, tipo de habitación contraído

Tu elección se recuerda, así que el calendario abre como lo dejaste.

También puedes contraer tipos de habitación enteros. Una flecha en la cabecera de Tipo de Habitación los contrae o expande todos a la vez, y cada grupo se puede plegar por su cuenta — útil cuando quieres vigilar tus suites e ignorar tus estándar.

Hay además un botón de bloqueo junto a Ir a la fecha, que impide que el calendario se desplace de lado por accidente mientras arrastras una reserva.

Pasa el cursor por encima de la barra. Aparece una tarjeta pequeña con todo lo que sueles necesitar:

• El nombre del huésped con un punto de estado
• Una píldora de pago — pagado, parcial, sin pagar, sobrepagado o reembolsado
• Fechas, noches, tipo de habitación y número de habitación
• El desglose de huéspedes — adultos, niños, bebés
• Precio por noche
• Una etiqueta de Cuenta de la casa si lo es

Desde la tarjeta puedes ir directo a Ver Pago o Agregar Pago, cancelar la reserva, o abrirla del todo con el icono del lápiz.

Esa píldora de pago es la parte útil. Puedes recorrer las llegadas de una mañana y ver quién te sigue debiendo dinero sin abrir ni una sola reserva.

Abre la reserva y cambia su estado. Próximo pasa a Registrado; registrado pasa a Salida.

Si la reserva tiene más de una habitación, te da a elegir — "¿Desea registrar la entrada de toda la reserva o solo de una habitación?":

• Registrar solo esta habitación — para una familia que llega en dos coches
• Registrar todas las habitaciones — para un grupo que llega junto

Las dos direcciones son reversibles. Una entrada puede volver a Próximo, y una salida puede volver a Registrado, así que un clic equivocado en una recepción con trabajo es un arreglo de dos segundos y no un problema.

Arrastra la barra. Amiqa siempre te pide confirmación antes de cambiar nada.

La confirmación nombra exactamente lo que está a punto de pasar — el huésped, la habitación de la que sale, la habitación a la que va — para que puedas cazar un desliz antes de que aterrice.

Para una reserva de grupo, te dice qué incluye: "Las demás habitaciones de esta reserva de grupo no se verán afectadas." Mover una habitación de un grupo mueve solo esa habitación.

Las reservas con salida registrada, canceladas o marcadas como no presentado no se pueden arrastrar. Aparecen atenuadas, que es tu pista.

Arrastra el extremo de la barra. Amiqa confirma con ¿Redimensionar reserva? y te muestra qué cambia:

• +1 noches añadidas o −1 noches quitadas
• El cambio de precio estimado
• Para un grupo, si cambiar Solo esta habitación o Todo el grupo

Hay una cosa a la que estar atento al acortar una estancia. Si el huésped ya pagó, te lo dirá: "Esta reserva ya tiene pagos cobrados. Reducir la estancia crea un descuadre de pago — ajusta o reembolsa manualmente si hace falta." Amiqa cambia las noches pero te deja el dinero a ti, porque solo tú sabes si eso es un reembolso o un gesto de buena voluntad.

Rayada significa Sin asignar — una OTA vendió un tipo de habitación en vez de una habitación concreta, y Amiqa está esperando a que elijas cuál. Se queda en su propio carril, encima de tus filas de habitaciones.

Púlsala y elige una habitación. El panel explica la situación y te dice qué puedes hacer:

"Reservada originalmente como [tipo de habitación] para [huésped]. Elige cualquier habitación con disponibilidad para toda la estancia — también se permiten habitaciones fuera de [tipo de habitación]."

Esa última parte es a propósito. No estás atado al tipo que reservó el huésped, así que puedes mejorar a alguien a una habitación mejor que si no se quedaría vacía. Las habitaciones fuera del tipo original se agrupan aparte como Otras habitaciones.

Pulsa Asignar habitación y se coloca en su sitio en el calendario.

También puedes mandar una reserva en sentido contrario — arrástrala al carril de sin asignar para liberar la habitación mientras decides.

Pulsa una celda vacía en la habitación y la fecha que quieras. Amiqa pregunta "¿Qué te gustaría hacer? Puedes añadir una reserva nueva o bloquear esta habitación." Elige Bloquear Habitación, pon las fechas y escribe el motivo.

Vale cualquier motivo — mantenimiento, una reparación, limpieza a fondo, reforma, o guardar una habitación para la familia.

Las celdas bloqueadas se ven en rojo a lo largo de esas fechas, y al pasar el cursor sale una tarjeta con la habitación, las fechas y tu motivo. Ese motivo importa — dentro de tres semanas nadie se acuerda de por qué se bloqueó la habitación 4, y la tarjeta lo responde al instante.

Pulsa una celda bloqueada para Editar Bloqueo — cambiar el motivo o las fechas — o Quitar Bloqueo cuando termine el trabajo.

Bloquear retira la habitación de la venta en todos los canales para esas fechas, así que no pueden reservarte una habitación sin ducha que funcione.

Una estancia que no es una venta — propietario, personal, o un huésped de cortesía. La habitación está ocupada de verdad, pero la noche se deja fuera de tus cifras de ingresos.

En el calendario lleva rayas diagonales y una etiqueta de Casa, así que ves de un vistazo que un hotel que parece lleno incluye dos habitaciones que nadie pagó.

Lo importante es lo que le hace a tus números. Una estancia de cuenta de la casa:

• Cuenta en la ocupación — la habitación de verdad no se puede vender
• Se excluye de ingresos, ADR y RevPAR — su precio queda fijado a cero

Y eso es justo lo correcto. Registrar tu propia estancia como una reserva normal a cero te arrastraría el ADR hacia abajo y haría que un buen mes pareciera mediocre. La Cuenta de la casa mantiene honestas tus cifras de rendimiento y sigue bloqueando la habitación.

Sí. No hay app que descargar — Amiqa funciona en el navegador de tu móvil, con gestos táctiles hechos para él. Pellizca para hacer zoom dentro y fuera de la cuadrícula, y desliza a izquierda o derecha para moverte entre períodos.

La barra lateral se convierte en una fila de pestañas abajo. Una tablet funciona igual, con más sitio para ver.

Es de verdad usable para lo que necesitas fuera del mostrador — mirar quién llega, buscar a alguien, atender a alguien que entra sin reserva. Para cambios de tarifas y configuración de habitaciones, espera a estar en un ordenador.