Emails y Notificaciones

Tres, todos enviados automáticamente. Nunca pulsas enviar.

Incluyen la referencia de la reserva, fechas, noches, habitación y tipo de habitación, nombre del huésped y total, más el nombre, teléfono, email y dirección de tu hotel — para que el huésped tenga todo lo que necesita sin tener que escribirte a preguntar.

Dos cosas que conviene saber:

• Una retención tentativa no envía nada. Es correcto — todavía no hay nada confirmado. La confirmación sale cuando conviertes la retención en reserva.
• Si un huésped no tiene dirección de email, no hay a dónde enviar. Los walk-ins son el caso habitual.

Las plantillas ya redactadas se usan de fábrica, así que tus huéspedes reciben un email bien hecho desde tu primera reserva, toques o no esta pantalla.

Configuración de Recepción → Plantillas de Email. Cada uno de los tres emails tiene tres estilos ya redactados, y la pantalla te invita a probarlos: "Haz clic en una plantilla para previsualizarla. Selecciónala tal cual, o abre el editor para ajustarla."

Pulsa una tarjeta y se abre el email real con el nombre y el logo de tu hotel dentro — no una maqueta. Desde la vista previa puedes Seleccionar esta plantilla, o Editar este formato para hacer cambios.

La que estás usando lleva la marca de Seleccionada.

El paso de Branding, antes de las plantillas. Está marcado como Opcional y lo dice: "Sube un logo o banner que aparecerá en todas las plantillas de email. Este paso es opcional — puedes saltarlo y añadir tu marca después."

Dos formatos:

• Logo — hasta 400 × 120 píxeles. Una marca discreta arriba del email.
• Banner — hasta 1200 × 400 píxeles. Una imagen más ancha y con más presencia.

Cualquiera de los dos como PNG o JPG, hasta 2 MB. Subir imagen, y luego Reemplazar o Eliminar más adelante.

Vale la pena hacerlo. Una confirmación con tu logo parece venir de tu hotel; una sin él parece venir de un software.

Sí. Abrir el editor avanzado, o Editar este formato desde una vista previa para partir de una plantilla en vez de una página en blanco.

Controlas dos cosas:

• Asunto del Email — una línea. El texto de ejemplo muestra el estilo: "Reserva Confirmada en {{nombre_hotel}} 🏨✨"
• Cuerpo del Email — el mensaje en sí

Los dos tienen un selector de emoji con búsqueda, que inserta donde tengas el cursor. Usados con moderación, los emoji hacen que una confirmación se sienta humana. Usados en exceso hacen que parezca spam — uno o dos.

Vista Previa te enseña el email terminado antes de comprometerte, y Guardar Plantilla lo guarda.

Con variables. El panel dice "Haz clic en una variable para insertarla en el cuerpo del email" — pulsas una y cae donde tengas el cursor.

Cada una se sustituye por el valor real cuando sale el email. Así que Hola {{nombre_huesped}} se convierte en Hola María.

Púlsalas en vez de escribirlas. Una variable mal escrita no se rellena, y el huésped ve el texto en crudo.

Restablecer Plantilla. Confirma antes: "¿Seguro que quieres restablecer esta plantilla? Se usará el email por defecto en su lugar."

Tu versión personalizada se elimina y toma el relevo la que viene redactada. Una salida de emergencia útil si una edición no salió bien — nunca te quedas atrapado con un email que has roto.

Configuración de Recepción → Notificaciones — "Gestiona la lista de correos del personal que recibirá alertas internas cuando se creen, modifiquen o cancelen reservas."

Escribe una dirección, pulsa Agregar o Enter, y se une a Destinatarios actuales. Quita las que quieras con su propio control, y después Guardar cambios.

A todos los de la lista se les avisa cuando se crea, se cambia o se cancela una reserva — así te enteras de una reserva nueva sin estar vigilando el calendario.

Si no hay nadie en la lista te lo dice: "Aún no hay destinatarios. Agregue al menos un correo para empezar a recibir notificaciones."

Todo lo que necesitas para juzgar una reserva de un vistazo, más un enlace directo a ella.

El asunto abre con la acción y el huésped, así que tres que lleguen a la vez no se colapsan en un solo hilo de tu bandeja.

Dentro: la referencia de la reserva, entrada y salida, noches, cuándo se reservó, estado, estado de pago, de qué canal vino, el nombre, email, teléfono y país del huésped, cualquier comentario que dejara, la habitación y el tipo de habitación, cuántos adultos, niños y bebés, y el subtotal, impuestos y total.

El color te dice el tipo antes de leer una palabra — verde para una reserva nueva, azul para una modificación, rojo para una cancelación.

La línea del canal es la que hay que mirar. Una racha de reservas directas significa que tu propia web de reservas está funcionando. Una racha de reservas de OTA significa que estás pagando comisión por demanda que quizá podrías haber capturado tú.

Repasa esto, en orden de probabilidad.

1. ¿La reserva sigue siendo tentativa? Las retenciones no envían nada por diseño. Confírmala y sale el email.
2. ¿Tiene el huésped una dirección de email? Sin dirección no hay a dónde enviar — habitual con los walk-ins.
3. ¿Está bien la dirección? Una errata en el mostrador es la respuesta de siempre. Compruébala en la reserva.
4. ¿Han mirado en spam? Los primeros emails de un remitente nuevo caen ahí a menudo.

Si la dirección es correcta y la reserva está confirmada, puedes darle al huésped sus datos por otra vía mientras tanto — la referencia, las fechas y el total están todos en la reserva.