Perfiles de Huéspedes

Un registro de una persona: su nombre, datos de contacto, país, número de identificación y cualquier nota que hayas guardado. Se crea la primera vez que se aloja y se reutiliza todas las siguientes.

No construyes esta base de datos a propósito — se acumula. Cada reserva que tomas y cada reserva de OTA que llega le añade algo. Después de una temporada tienes una imagen real de quién se aloja contigo.

Los perfiles pertenecen a tu propiedad. No se comparte nada con otros hoteles.

Un solo campo de búsqueda cubre tres cosas a la vez. Escribe dos caracteres o más de su email, teléfono o pasaporte / número de identificación y aparecen los huéspedes que coinciden.

No eliges por qué campo estás buscando. Cualquiera de los tres busca en los tres — que es lo que quieres en una llamada, cuando el huésped no se acuerda de qué email usó pero sí puede leerte su número.

Cada sugerencia muestra su nombre, los identificadores que tengas, y cuántas veces se ha alojado. Ese último dato vale mucho sin hacer ruido: te dice al instante si estás hablando con alguien que viene por primera vez o con alguien en su quinta visita.

Por el contador de estancias junto a su nombre cuando buscas. A alguien en su cuarta visita se le marca como tal antes de que termines de escribir.

Esta es la función más pequeña de Amiqa con el mayor retorno. Un huésped al que reconoces — le saludas por su nombre, no le haces deletrear su email otra vez, le ofreces la habitación que le gustó la última vez — es un huésped que la próxima vez reserva directo en vez de volver a una OTA.

Dos hábitos que vale la pena coger:

• Busca siempre antes de crear un huésped. Un perfil duplicado pierde el histórico.
• Di algo. "Qué bueno verte de nuevo" no cuesta nada y es toda la razón por la que los hoteles pequeños le ganan a las cadenas.

En el campo de comentarios del huésped. Viaja con él, así que está ahí la próxima vez sin que nadie tenga que acordarse.

Vale la pena anotar:

• Preferencias de habitación — lado tranquilo, planta baja, lejos de la piscina
• Necesidades dietéticas y alergias
• Por qué vienen — aniversario, negocios, familia cerca
• Cualquier cosa que saliera mal la última vez, y qué hiciste al respecto

Mantenlo factual y útil. Una nota que te ayuda a cuidar de alguien está bien; una nota que lo juzga no, y un huésped tiene derecho a preguntar qué guardas sobre él.

Amiqa los mantiene separados. El huésped es quien se aloja; el reservante es quien hizo la reserva. Los dos quedan registrados, con sus propios datos de contacto.

Importa más veces de lo que imaginas:

• Una empresa reservando para un empleado
• Un padre reservando para sus hijos adultos
• Una agencia reservando para un cliente
• Un amigo reservando un grupo de habitaciones

La diferencia práctica es a quién contactas. Las preguntas sobre la reserva — fechas, pago, cambios — van al reservante. La persona a la que saludas en la puerta es el huésped. Manda una solicitud de cambio al equivocado y nadie puede responderla.

Tu lista de reservas tiene el nombre, email y teléfono del reservante en sus propias columnas, así que puedes ver a los dos sin abrir la reserva.

Edita el perfil. Ten en cuenta el alcance: los cambios afectan a todas las reservas de ese huésped, pasadas y futuras.

Eso está bien para una corrección — un apellido mal escrito debería arreglarse en todas partes, no solo en la reserva más nueva.

Está mal para un cambio que solo aplica de aquí en adelante. Si un huésped se ha mudado, editar la dirección reescribe el histórico de estancias que ocurrieron en la anterior. Para cualquier cosa donde el valor antiguo importaba en su momento, anótalo en la reserva.

Porque se creó en vez de buscarse. Pasa de dos formas:

• Alguien escribió un huésped nuevo en vez de buscar primero
• El huésped reservó con un email por una OTA y con otro directo

Los duplicados te cuestan el histórico. Dos perfiles con dos estancias cada uno parecen cuatro huéspedes primerizos, y ninguno muestra que la persona es habitual.

La prevención es el arreglo: busca siempre antes de escribir. Con dos caracteres de un email o un teléfono basta.

Cuando encuentres duplicados, quédate con el perfil que tenga el histórico más completo y usa ese de ahí en adelante.

La página de pago muestra un icono de WhatsApp junto al número de teléfono del huésped. Púlsalo y se abre la conversación con su número ya puesto.

Para la mayoría de hoteles pequeños WhatsApp es donde los huéspedes de verdad responden. Útil para el día de llegada: confirmar una hora, mandar indicaciones, avisar de que la habitación está lista antes.

Los huéspedes que te encontraron por una OTA son otro caso — a esos escríbeles desde Canales, donde vive la conversación de la propia OTA.

Guarda lo que necesites para llevar la estancia y cumplir con tus requisitos locales, y nada más. Casi todos los sitios te obligan a registrar la identificación del huésped; casi ninguno te obliga a conservarla para siempre.

Práctica sensata:

• Registra el documento porque debes, no porque quizá lo quieras después
• Mantén las notas factuales — un huésped puede pedir ver lo que guardas
• Los datos de tarjeta se cuidan solos. Amiqa los elimina automáticamente una semana después de la salida, así que no estás guardando datos de pago de huéspedes que se fueron hace mucho
• Atiende las solicitudes de borrado cuando tu ley local le dé ese derecho al huésped. Hoy no hay un borrado autoservicio en un perfil de huésped — contacta con soporte y ellos lo gestionan, para que las reservas y el histórico de pagos sigan siendo consistentes

Tus obligaciones dependen de dónde operes. Pregúntalo una vez, en local, y construye el hábito alrededor de la respuesta.