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Recepción

Referencia Rápida

Dónde vive cada cosa, qué significa cada palabra

13 de agosto de 202611 min de lectura

La sección de consulta. Dónde encontrar cada ajuste, qué significa cada estado y cada color, las palabras que usa el sector hotelero, y los límites fijos que conviene conocer. Deja esta abierta mientras te aprendes el terreno.

¿Dónde hago cada cosa?

QuieroVe a
Ver quién llega hoyRecepción → Calendario
Tomar una reserva o un walk-inAgregar Reserva, desde cualquier vista de Recepción
Encontrar una reserva concretaRecepción → Lista, buscador
Ver quién me debe dineroRecepción → Lista → Pagos
Cambiar precios de un rango de fechasRecepción → Inventario
Poner una estancia mínimaRecepción → Inventario
Bloquear una habitación por mantenimientoCalendario — pulsa la celda vacía
Asignar habitación a una reserva de OTACalendario — el carril Sin asignar
Ver quién cambió algoOperaciones → Actividad
Dejar una nota para el siguiente turnoOperaciones → Notas
Saber cuántos desayunos sonOperaciones → Desayuno
Responder un mensaje de huésped de una OTARecepción → Canales
Leer mis reseñasRecepción → Canales
Añadir una habitación o un tipoConfiguración de Recepción → Habitaciones y Planes de Tarifas
Cambiar una tarifaConfiguración de Recepción → Habitaciones y Planes de Tarifas
Poner condiciones de cancelaciónConfiguración de Recepción → Habitaciones y Planes de Tarifas → plan de tarifas
Configurar impuestosConfiguración de Recepción → Gestión de Impuestos
Conectar Booking.com o ExpediaConfiguración de Recepción → Gestión de Canales
Encender mi Motor de ReservasConfiguración de Recepción → Gestión de Canales → tarjeta del Motor de Reservas
Cambiar las fotos y descripción de mi hotelConfiguración de Recepción → Perfil de la propiedad
Vender traslados al aeropuertoConfiguración de Recepción → Servicios adicionales
Crear un código de descuentoConfiguración de Recepción → Códigos promocionales
Cambiar mi email de confirmaciónConfiguración de Recepción → Plantillas de Email
Elegir a quién se avisa de las reservasConfiguración de Recepción → Notificaciones
Ver ocupación, RevPAR y ADRPanel de Control → Resumen
Comparar este año con el pasadoPanel de Control → Resumen, activa Comparar
Ver cuánto cobrarPanel de Control → Precios
Dejar que Amiqa ponga precios por míPanel de Control → Precios → Piloto automático
Encontrar fechas tranquilas que llenarPanel de Control → Precios, busca el morado
Leer lo que dicen los huéspedesPanel de Control → Satisfacción
Añadir un miembro del equipoPanel de Control → Configuración de Cuenta → Empleados
Cambiar mi contraseñaPanel de Control → Configuración de Cuenta → Cambiar Contraseña
Cambiar mi planPanel de Control → Configuración de Cuenta → Suscripción
Actualizar mi tarjetaPanel de Control → Configuración de Cuenta → Facturación

¿Cuáles son las pestañas de Configuración?

Hay dos áreas de Configuración, y contienen cosas completamente distintas. A las dos se llega desde Configuración en la barra lateral, que abre una sublista.

Configuración → Recepción — lo que vendes. Ocho pestañas, en este orden:

  1. Habitaciones y Planes de Tarifas — tipos de habitación, habitaciones, tarifas, grupos de tarifas, políticas de cancelación
  2. Gestión de Impuestos — tus impuestos
  3. Gestión de Canales — OTAs y tu Motor de Reservas
  4. Perfil de la propiedad — cómo ven tu hotel los huéspedes
  5. Servicios adicionales — extras que los huéspedes pueden comprar
  6. Códigos promocionales — códigos de descuento
  7. Plantillas de Email — tus emails a huéspedes
  8. Notificaciones — a quién de tu equipo se le avisa

Habitaciones y tarifas comparten ahora una sola pestaña. Los enlaces antiguos a las páginas separadas de gestión de habitaciones y planes de tarifas siguen trayéndote a la pantalla unificada.

Configuración → Cuenta — tú, tu equipo y tu plan. Seis pestañas:

  1. Cuenta — tu propio perfil y datos de contacto
  2. Empleados — tu equipo y lo que puede hacer cada persona
  3. Cambiar Contraseña — tu contraseña
  4. Datos del Hotel — la información de tu hotel y el contacto que ven los huéspedes
  5. Facturación — tu tarjeta y datos de facturación
  6. Suscripción — tu plan

La forma rápida de distinguirlas: si es sobre lo que vendes — habitaciones, precios, impuestos, canales — es Configuración de Recepción. Si es sobre quién eres, quién trabaja contigo, o qué pagas — es Configuración de Cuenta.

¿Cuáles son todos los estados de reserva?

EstadoColorQué significa
TentativaAzul cieloUna retención. Sin confirmar, pero la habitación está fuera de venta en todas partes
PróximoÁmbarConfirmada, huésped esperado
RegistradoVerdeEl huésped está en el hotel
SalidaMoradoEstancia completa
CanceladoGrisCancelada, habitación de vuelta a la venta
No PresentadoRojo oscuroNo llegó nunca, habitación liberada
BloqueadoRojoNo es una reserva — mantenimiento o uso privado

Más dos marcas que no son estados:

  • Rayas diagonales en naranja claro — una reserva sin asignar esperando habitación
  • Rayas del color del estado con una etiqueta de Casa — una estancia de cuenta de la casa

¿Qué cambios de estado de reserva están permitidos?

DesdeA
TentativaPróximo
PróximoRegistrado · No Presentado
RegistradoSalida · Próximo
SalidaRegistrado
No PresentadoPróximo
CanceladoFinal — no se puede cambiar

Casi todo es reversible. La cancelación es el único estado final, aunque la reserva en sí se puede restaurar.

Dos reglas que el sistema impone: no puedes registrar la entrada antes de la fecha de llegada, y tampoco puedes marcar un no presentado antes de ella.

¿Cuáles son todos los estados de pago?

EstadoSignificado
Sin PagarNo se ha recibido nada
ParcialAlgo dentro, con saldo pendiente
PagadoLiquidado
SobrepagadoSe recibió más de lo debido
PendientePago en curso
ReembolsadoDinero devuelto
Tarjeta en archivoTarjeta guardada pero no cobrada

¿Qué significan estos términos de Amiqa?

ADR — Tarifa Diaria Promedio (Average Daily Rate). Los ingresos de tus habitaciones divididos entre las habitaciones que vendiste. Lo que de verdad conseguiste por habitación ocupada.

ARI — Disponibilidad, Tarifas e Inventario (Availability, Rates, Inventory). Las tres cosas que un gestor de canales mantiene a la par entre tu Recepción y cada OTA.

Cuenta de la casa — una estancia no comercial: propietario, personal o cortesía. Cuenta en la ocupación, se excluye de ingresos, ADR y RevPAR.

Cerrado a Llegadas — no se permiten entradas esa fecha.

Cerrado a Salidas — no se permiten salidas esa fecha.

Detener Ventas — sacar una fecha de venta sin borrar nada.

Etiqueta de la web — el nombre y la descripción de cara al huésped de un grupo de tarifas en tu web de reservas, separados de su nombre interno.

Grupo de tarifas — una estrategia de precios para un período, que contiene una tarifa principal más sus derivadas. Una temporada, en la práctica.

Instantánea de cancelación — las condiciones de cancelación copiadas en una reserva cuando se hizo. No cambian nunca, aunque después edites la política.

Modificador — el importe en que una tarifa derivada se diferencia de la principal.

Ocupación — la parte de tus habitaciones ocupadas a lo largo de un período.

OTA — Agencia de Viajes Online (Online Travel Agency). Booking.com, Expedia, Airbnb.

Pintar — arrastrar sobre fechas en Inventario para aplicarles un grupo de tarifas.

Plan de tarifas — una forma de vender una habitación: con desayuno o sin él, reembolsable o no.

Precio base — el precio de venta por defecto de un tipo de habitación, que se usa en cualquier fecha sin grupo de tarifas pintado.

Reserva directa — una reserva que llegó a ti y no por una OTA. Sin comisión.

Reservante — la persona que hizo la reserva, que puede no ser el huésped que se aloja.

RevPAR — Ingresos por Habitación Disponible (Revenue Per Available Room). Los ingresos de habitación divididos entre todas tus habitaciones, vendidas o no. El número que refleja precio y ocupación a la vez, y la mejor medida única de cómo te está yendo.

Sin asignar — una reserva de OTA hecha para un tipo de habitación, esperando a que le asignes una concreta.

Tarifa derivada — una tarifa calculada automáticamente a partir de una principal usando modificadores.

Tarjeta en archivo — la tarjeta de un huésped guardada de forma segura pero no cobrada.

Tarifa principal — el precio ancla de un grupo de tarifas. Las demás se derivan de ella.

Tentativa — una retención. La habitación está fuera de venta en todos los canales, pero no hay nada confirmado.

Código promocional — un código de descuento que funciona en tu propia web de reservas.

¿Qué es fijo y no se puede cambiar?

Conviene saberlo para planificar alrededor en vez de buscar un ajuste.

CosaValor
Mascotas por habitación1
Miembros del equipoIlimitados, incluidos en todos los planes
BebéDe 0 a 2 años
NiñoDe 3 años en adelante
Retención de habitación durante el pago online15 minutos
Estancia más corta reservable en tu web1 noche
Estancia más larga reservable en tu web30 noches
Antelación de reserva en tu webSe permiten reservas para el mismo día
Tarjetas de huésped eliminadas tras la salida7 días
Validez del código de verificación de tarjeta5 minutos
Histórico del registro de actividad3 días
Caracteres mínimos de búsqueda — reservas3
Caracteres mínimos de búsqueda — huéspedes2
Ancho mínimo de la imagen principal1200 píxeles

¿Cuáles son los límites de texto y tamaño de archivo?

CampoLímite
Descripción del hotel5.000 caracteres
Política de entrada2.000 caracteres
Política de salida2.000 caracteres
Términos y condiciones10.000 caracteres
Etiqueta de enlace de contacto64 caracteres
Código promocional32 caracteres
Etiqueta de nota personalizada30 caracteres
Slug de la tiendaDe 3 a 32 caracteres, minúsculas, números y guiones
Imagen principalAl menos 1200 px de ancho, máx. 10 MB, JPEG/PNG/WebP
Fotos de tipo de habitaciónPNG o JPG, máx. 10 MB cada una
Logo del hotelMáx. 10 MB, unos 512 × 512 px
Logo del emailHasta 400 × 120 px, máx. 2 MB
Banner del emailHasta 1200 × 400 px, máx. 2 MB
Foto de servicio adicionalMáx. 5 MB

¿Qué debo revisar cada día?

Por la mañana, cinco minutos

  • Operaciones → Actividad — qué pasó durante la noche
  • Operaciones → Notas — lo que te hayan dejado
  • Calendario — las llegadas y salidas de hoy
  • Resumen de Hoy — algo sin asignar que haya que asignar
  • Canales → mensajes de huéspedes sin responder

Durante el día

  • Registra los pagos según ocurren
  • Anota lo que el siguiente turno necesite, con etiqueta de habitación
  • Pon un recordatorio para todo lo que le hayas prometido a un huésped

Por la tarde, cinco minutos

  • Pagos → ¿coincide Cobrado con tu caja y tu datáfono?
  • Vencidos — algo nuevo que perseguir
  • Operaciones → Desayuno — el número de mañana a la cocina
  • Llegadas de mañana — alguien que llegue con saldo pendiente
  • Una nota para quien venga después, aunque sea "noche tranquila"

Cada semana

  • Retenciones tentativas — confírmalas o suéltalas
  • Inventario — ¿están bien tus tarifas para las próximas semanas?
  • Reseñas nuevas

Cada mes

  • Canales → cuánto dejó cada canal después de comisión
  • Reportes de Pago → tu tasa de recaudación
  • Inventario → pinta la temporada que viene

Algo se ve mal. ¿Qué reviso primero?

Cierra sesión y vuelve a entrar. Refresca todo entre el Panel de Control y la Recepción, y resuelve la mayoría de las sorpresas.

Después, por síntoma:

SíntomaCausa habitual
Una habitación no se vende en una OTATipo de habitación sin mapear, o un detener ventas
Un tipo de habitación nuevo no se vende en ningún sitioNecesita mapeo en cada canal
Mi web de reservas no muestra disponibilidadUna habitación debe estar libre todas las noches; revisa la estancia mínima
Los precios están mal en una fechaRevisa qué grupo de tarifas está pintado, y si hay alguna anulación
Los nombres de cara al huésped se ven internosEscribe las etiquetas de la web en tus grupos de tarifas
Un extra no sale en mi web de reservasSu interruptor de Motor de reservas está apagado
Faltan las mascotas en mi web de reservasEl tipo de habitación debe permitir el tamaño y el plan de tarifas necesita un cargo
Un huésped no recibió confirmaciónLa reserva sigue tentativa, o no tiene email
El pago falla en mi webVuelve a meter las cuatro credenciales de Tilopay, y prueba
Los números de desayuno se ven bajosNo se está marcando el desayuno en las reservas
Alguien cambió algoOperaciones → Actividad, últimas 72 horas

¿Sigues atascado? Soporte abajo del todo en la barra lateral, sin salir de tu pantalla. Ten a mano la fecha, la habitación y el nombre del huésped.

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